Wenn wir über Work-Life-Balance sprechen, denken wir oft an Selbstfürsorge – und das vor allem in Bezug auf den „Life“-Teil. Wir nehmen uns Zeit für Hobbys, treffen Freunde oder gönnen uns kleine Auszeiten, um unsere Batterien aufzuladen. Meistens konzentrieren wir uns dabei nur auf die „Life“-Komponente und vernachlässigen die „Work“-Komponente. Vielleicht, weil wir das Gefühl haben, unserer Arbeit „ausgeliefert“ zu sein und sowieso nichts ändern zu können, vielleicht wissen wir aber einfach nicht, wo wir ansetzen sollen. Die positiven Effekte unserer Selbstfürsorge verpuffen leider schnell, wenn wir während unserer Arbeitszeit gehetzt sind und permanent unter Strom stehen. Nur mit einem nachhaltig organisierten und bewusst entschleunigtem Arbeitsalltag können wir die Balance wirklich zu halten und langfristig gesund und zufrieden zu bleiben.
Abgelenkt, überfordert, orientierungslos - ein normaler Arbeitstag?
Die meisten von uns finden sich in einer der folgenden Situationen wieder:
- Du setzt dich morgens an deinem Schreibtisch und startest voller Energie in den Tag. Du hast eine klare Vorstellung davon, was du alles schaffen willst: Ein wichtiges Projekt abschließen, einige E-Mails beantworten, und vielleicht sogar etwas Zeit für kreative Arbeit finden. Doch dann wirst du von lauter Kleinigkeiten unterbrochen: Ein Anruf von einem Kollegen, der dringend eine Frage geklärt haben möchte. Eine E-Mail mit einer dringenden Anfrage, die sofort deine Aufmerksamkeit erfordert. Die Kollegin an der Zimmertür, die nach Druckerpapier sucht. Und plötzlich ist der Vormittag vorbei, ohne dass du deine wichtigsten Aufgaben erledigen konntest. Du fühlst dich gestresst und frustriert, weil der Tag ganz anders verlief, als du es geplant hattest. Kommt dir das bekannt vor?
- Oder vielleicht arbeitest du in einem kreativen Beruf und hast die Freiheit, deine Projekte selbst zu gestalten und einzuteilen. Auf den ersten Blick klingt das nach viel Freiheit, doch in der Realität erfordert diese Situation eine große Portion Eigenverantwortung und Selbstorganisation. Wenn du dir damit noch schwertust, kannst du deine Freiheit gar nicht richtig auskosten: Du kämpfst ständig damit, die richtigen Prioritäten zu setzen. Solltest du den ganzen Tag an einem großen Projekt arbeiten, das viel Zeit und Energie erfordert? Oder solltest du lieber die vielen kleinen Aufgaben erledigen, die sich auf deiner To-do-Liste tummeln? Oft springst du hin und her, ohne wirklich voranzukommen, und am Ende des Tages fragst du dich, ob du überhaupt etwas Wichtiges geschafft hast.
- Oder bist du Solo-Selbstständige und jonglierst mehrere Projekte gleichzeitig? Kundenprojekte, eigene Weiterbildungen, Marketing für dein Business – alles scheint gleich wichtig zu sein. Doch je mehr du versuchst, alles unter einen Hut zu bekommen, desto mehr fühlst du dich überfordert. Das Gefühl, dass alles gleichzeitig erledigt werden muss, lässt dich gestresst und erschöpft zurück, und die Qualität deiner Arbeit leidet darunter. Du kommst nur schleppend voran, verwirfst Projekte und weißt überhaupt nicht, wie du planen sollst, weil sowieso ständig alles anders kommt.
Wenn du dich in diesen Situationen wiedererkennst, bist du mit deinen Herausforderungen nicht allein. Viele Solo-Selbstständige und Fachkräfte, die ihre Zeit frei einteilen können, stehen vor ähnlichen Herausforderungen und suchen nach Wegen, um ihren Arbeitsalltag besser zu strukturieren und nachhaltig ihre Ziele zu erreichen.
So schön es auch ist, keine externen Deadlines und Fristen zu haben, so wichtig ist es auch, vorausschauend zu planen und nachhaltig mit den eigenen Ressourcen umzugehen.
Ein gutes Zeit- und Energiemanagement hilft dabei, langfristig entspannt arbeiten zu können, ohne auszubrennen.
Prioritäten setzen, realistisch planen, gelassen abarbeiten
Die Herausforderungen im Arbeitsalltag sind vielfältig, drei davon kristallisieren sich aber immer wieder heraus:
1. Prioritäten setzen
Eines der größten Probleme im Arbeitsalltag ist es, die richtigen Prioritäten zu setzen. Oft verlieren wir uns in dringenden, aber nicht unbedingt wichtigen Aufgaben, die kurzfristig erledigt werden müssen. Dadurch bleiben die wirklich bedeutenden Projekte liegen. Um diesem Problem zu begegnen, kannst du dir angewöhnen, täglich eine Prioritätenliste zu erstellen. Fokussiere dich auf die drei wichtigsten Aufgaben, die deinen Tag voranbringen. Nutze außerdem Techniken wie die Eisenhower-Matrix, um deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.
2. Realistisch planen
Ein weiteres Hindernis ist die realistische Planung. Wir neigen dazu, uns zu viel für einen Tag vorzunehmen, wodurch am Ende viele Aufgaben unerledigt bleiben. Das führt zu Stress und Unzufriedenheit. Um realistisch zu planen, solltest du deine Aufgaben zeitlich einschätzen und Pufferzeiten einplanen. Erstelle einen groben Tagesablauf und setze dir klare Zeitlimits für jede Aufgabe. Akzeptiere, dass nicht alles an einem Tag erledigt werden kann, und lerne, deine To-do-Liste nach Dringlichkeit zu kürzen!
3. Fokussiert und ruhig bleiben
Die dritte Herausforderung ist es, im Arbeitsalltag fokussiert und ruhig zu bleiben. Ständige Ablenkungen durch Social Media, E-Mails und Anrufe können dich leicht aus dem Konzept bringen. Um fokussiert zu bleiben, kannst du feste Zeiten für E-Mails und Anrufe einplanen und während deiner konzentrierten Arbeitsphasen Benachrichtigungen ausschalten. Zudem helfen kleine Pausen und Achtsamkeitsübungen, um immer wieder zur Ruhe zu kommen und deine Konzentration aufrechtzuerhalten.
Mein entschleunigter Arbeitsalltag dank ressourcenschonendem Zeitmanagement
Mir ging es früher genauso, wie ich es oben beschrieben habe. Sowohl in meinem Angestelltenjob, als auch in meiner bisherigen Selbstständigkeit hatte ich kaum externe Fristen einzuhalten und konnte die Arbeit an meinen Projekten eigenverantwortlich planen. Gleichzeitig beschäftige ich mich schon sehr lange mit Zeitmanagement und optimiere meine Prozesse ständig, um möglichst effizient zu arbeiten.
Für mich bedeutet Work-Life-Balance, meine Arbeit so effizient und trotzdem ressourcenschonend wie möglich zu erledigen, damit ich mein Leben dann auch aktiv gestalten kann, anstatt nur regenerieren zu müssen.
Deshalb habe ich für mich Methoden und Strategien gefunden, um meinen Arbeitsalltag zu entschleunigen - und trotzdem produktiv zu sein.
Entschleunigung im Arbeitsalltag bedeutet für mich nicht, insgesamt langsamer zu arbeiten, sondern ruhiger und nach innen gerichtet. Indem ich mich auf meine Prioritäten und Ziele konzentriere, ohne ständig zu schauen, was andere machen, kann ich Stück für Stück meine Projekte fertigstellen. Ich plane vorausschauend, aber flexibel, um auf unvorhergesehene Ereignisse und Zwischenfälle gelassen reagieren zu können. Ich dokumentiere meine Arbeitszeit und Aufgaben detailliert, um jederzeit einen guten Überblick zu haben. Außerdem lasse ich mich kaum ablenken, setze klare Grenzen und halte meinen Fokus. Dank dieser Arbeitsweise kann ich auch in wenigen Stunden Arbeitszeit pro Woche meinen Zielen effektiv näher kommen - und mit gutem Gewissen den Laptop zu klappen.
Da ich auf meine entspannte, aber effektive Arbeitsweise schon mehrfach angesprochen wurde, möchte ich meine Methoden und Strategien gern weitergeben! Falls du das Gefühl hast, du könntest Unterstützung und den einen oder anderen Tipp gebrauchen, dann habe ich etwas für dich: In meiner Masterclass zum Thema „Entschleunigung im Arbeitsalltag“ im Herbst 2024 zeige ich dir viele weitere Strategien und Methoden, um eine gewisse Übersicht und Ruhe in deinen Arbeitsalltag zu bekommen. Ich möchte dir dabei helfen, abends auch mit gutem Gewissen Feierabend machen zu können und trotzdem all deine Projekte rechtzeitig fertigzustellen!
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Zeitmanagement ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess, der immer wieder Anpassung und Reflexion erfordert. Mit den richtigen Strategien und einem bewussten Umgang mit unseren Ressourcen können wir unseren Arbeitsalltag nicht nur produktiver, sondern auch entspannter gestalten. Wenn du dich damit zu befassen möchtest, wie du deine Prioritäten sinnvoll setzen und damit realistisch planen kannst, dann könnte meine Masterclass genau das Richtige für dich sein.
