Diese und ähnliche Fragen begegnen mir immer wieder: in Gesprächen, Workshops und im Austausch mit anderen Menschen. Deshalb habe ich einige davon gesammelt und möchte sie hier einmal ausführlicher beantworten.
In diesem Interview erfährst du, was mich persönlich antreibt, welche Erfahrungen ich selbst mit Zeitmanagement gemacht habe und welche Überzeugungen meine Arbeit prägen. Denn Zeitmanagement ist für mich nicht einfach nur eine Frage der richtigen Organisation. Es geht für mich vor allem darum, sich den Alltag so zu gestalten, dass mehr Raum für die Dinge bleibt, die wirklich wichtig sind.
Mein Warum: Wie alles begann
1. Was hat dich ursprünglich dazu gebracht, dich intensiver mit Zeitmanagement zu beschäftigen? Gab es einen konkreten Anlass oder hat sich dein Interesse über die Zeit entwickelt?
Ich habe mir immer zu viel vorgenommen und war dann total gestresst, weil meine Pläne natürlich nicht aufgingen. Ich hatte keinen Überblick darüber, was wirklich wichtig ist, und habe meine Tage immer viel zu voll gestopft, weil ich alles unterbringen wollte.
Wenn etwas dazwischen gekommen ist, war der ganze Plan futsch und ich musste mühsam umplanen (was ebenfalls viel Zeit gekostet hat). Ich habe mich oft gefragt, wie ich meine (Arbeits-)zeit noch effizienter nutzen kann (im Job, aber auch privat z.B. beim Haushalt), damit ich mehr Zeit für mich, meine Hobbys und Freund:innen habe.
2. Was war dir bei deinem eigenen Umgang mit Zeit und Aufgaben besonders wichtig? Was wolltest du durch besseres Zeitmanagement erreichen?
Eigentlich bin ich immer darauf bedacht, so wenig Zeit wie möglich mit den Dingen zu verbringen, die mir keinen Spaß machen. Dafür möchte ich möglichst viel Zeit für Entspannung, Sport, Familie, Freund:innen und Hobbys haben. Ich möchte viel Zeit zur freien Verfügung haben, aber gleichzeitig meinen Verpflichtungen gewissenhaft nachkommen.
3. Wann hast du gemerkt, dass deine strukturierte Vorgehensweise auch für andere Menschen hilfreich sein könnte?
Ich habe vor ein paar Jahren festgestellt, dass meine strukturierte Vorgehensweise nicht selbstverständlich ist (das dachte ich nämlich immer). In Gesprächen mit anderen Selbstständigen habe ich gemerkt, dass viele andere Menschen noch mehr damit struggeln, realistische Pläne zu machen, sich nicht zu verzetteln und ihre Aufgaben im Griff zu haben.
Vor allem kreativen, ideenreichen Menschen fehlt oft ein guter Zugang zu Zeitmanagement, weil sie sich dadurch schnell eingeengt fühlen. Deshalb habe ich damit begonnen, mein Wissen und vor allem auch meine Erfahrungen weiterzugeben.
Meine eigene Herausforderung: Zeitmanagement ist ein Prozess
4. Was fällt dir selbst beim Umgang mit Aufgaben schwer oder schwerer, als andere vielleicht vermuten würden?
Mir selbst fällt es oft schwer, nur einer Sache nachzugehen. Ich habe immer viele Ideen, bin gedanklich schon drei Schritte weiter und muss mich dann oft zügeln, und erstmal eine Sache zu Ende bringen. Ich plane viel lieber, als ich umsetze.
5. Welche Rolle spielt Perfektionismus bei deinem eigenen Aufgabenmanagement?
Ich habe lieber den Blick fürs große Ganze, als mich in den Details zu verheddern, da kickt nämlich oft mein Perfektionismus und ich brauche sehr lange für Dinge, die gar keinen großen Unterschied machen (Anti-Pareto-Prinzip sozusagen). Ich weiß inzwischen, wie ich mich manchmal selbst austricksen kann, um mich vom Perfektionismus aufhalten zu lassen, aber ganz frei davon bin ich auch nicht.
6. Was gehört zu deinen persönlichen Stärken im Zeit- und Aufgabenmanagement?
Richtig gut bin ich darin, mit Planänderungen umzugehen und meine Aufgaben so zu verwalten, dass ich alles Wichtige im Blick habe, nichts verloren geht und ich damit auch realistische Pläne machen kann. Außerdem kann ich gut fokussiert umsetzen und lasse mich nur sehr selten ablenken.
Meine Erkenntnisse: Was gutes Zeitmanagement wirklich ausmacht
7. Was hast du über Zeitmanagement gelernt, das du früher anders gesehen hast?
Ich habe gelernt, dass es nicht die EINE Methode für alle gibt, und auch nicht die EINE Methode für jede:n von uns. Ich dachte früher, ich muss nur noch mehr Bücher lesen, mehr Videos anschauen, mehr Kurse und Seminare besuchen, bis die EINE Methode für mich dabei ist.
Das funktioniert so aber nicht: Was für uns persönlich am besten passt, ist sehr individuell, aber auch von den Rahmenbedingungen abhängig, die sich immer wieder verändern. Ich habe in den letzten Jahren verstanden, dass unser Zeitmanagement sehr dynamisch sein muss, um sich immer wieder an Veränderungen anzupassen.
8. Welche Zeitmanagement-Methoden funktionieren am besten?
Es geht letzten Endes gar nicht darum, Zeitmanagement in Methoden zu denken, sondern in Systemen. In meinem Alltag nutze ich selten eine bestimmte Methode, sondern habe verschiedene Vorgehensweisen so kombiniert, dass sie mich wirklich unterstützen und entlasten.
Welche Methode am besten funktioniert, hängt von unserer Denk- und Arbeitsweise ab, also unserer Persönlichkeit, aber auch von der Situation, der Aufgabenart, dem Kontext und unserer Tagesform. Von den klassischen Methoden funktionieren für mich persönlich Abwandlungen der ALPEN-Methode, ABC-Analyse und Get-Things-Done am besten.
9. Können Methoden trotzdem hilfreich sein? Und welche Rolle spielen sie auf dem Weg zu einem individuellen Zeitmanagement-System?
Eine Methode kann - wie die Stützräder beim Fahrrad - eine Weile helfen, um in die Spur zu kommen. Nach und nach automatisieren sich die Abläufe aber, und man braucht die Methode nicht mehr so strikt zu befolgen, weil man die Denkweise bzw. den Prozess so verinnerlicht hat. Wenn ich weiß, wo meine Schwächen im Umgang mit Zeit liegen, kann ich mir eine Methode suchen, die diese Schwäche ausgleicht.
Meine Werte: Wofür ich mit meinem Zeitmanagement stehe
10. Welche Werte und Grundsätze sind dir in deiner Arbeit besonders wichtig?
Meine wichtigsten Werte sind Nachhaltigkeit, Flexibilität, Struktur, Gelassenheit, Freiheit. Ich stehe für Vereinfachung, Entschleunigung, Ruhe.
11. Was möchtest du auf keinen Fall, dass deine Kundinnen durch deine Begleitung erleben? Und wofür möchtest du stattdessen bekannt sein?
Ich möchte nicht für starre 08/15-Methoden, Perfektionismus, Disziplin, Leistung und höchste Effizienz bekannt sein. Ich möchte, dass Zeitmanagement ein Tool ist, dass uns dabei hilft, unser Leben in diesem schnelllebigen Alltag besser überblicken zu können, ohne dabei in Selbstoptimierung und Produktivitätswahn zu verfallen.
Meine Wünsche: Was ein guter Umgang mit Zeit für mich bedeutet
12. Was bedeutet ein guter Umgang mit Zeit für dich persönlich?
Ein guter Umgang mit Zeit bedeutet für mich, realistische Abschätzungen machen zu können, Abmachungen einhalten zu können, aber auch Pausen und Feierabend machen zu können, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben. Es bedeutet für mich auch, eine gute Balance zwischen Verpflichtungen (Lohnarbeit, Care-Arbeit, Ehrenamt, usw.) und Freizeit zu schaffen - und zwar im Alltag, nicht nur am Wochenende oder im Urlaub.
13. Wie viel Planung braucht es deiner Meinung nach, um den Alltag gut zu organisieren? Und wie wichtig ist dabei Flexibilität?
Im Alltag macht es für mich Sinn, immer einen groben Überblick zu haben, was in den nächsten Wochen oder Monaten ansteht. Im privaten Kontext reicht das oft aus, im beruflichen Kontext müssen es oft mehr Details sein, vor allem wenn andere Personen und/oder Fristen im Spiel sind.
Ich möchte, dass wir so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich planen und festzurren. Dann können wir nämlich das Leben auch genießen und die Dinge auf uns zukommen lassen. Deshalb sind mir auch das agile Aufgabenmanagement und die Flexibilität so wichtig: Pläne machen, Leitplanken haben, aber auch entspannt davon abweichen können, wenn etwas - im positiven oder negativen Sinne - dazwischen kommt.
14. Was möchtest du Menschen mitgeben, die sich mehr Leichtigkeit und Freiheit in ihrem Alltag wünschen?
Mir geht es hauptsächlich um Selbstbestimmung, Ruhe, Gelassenheit, und viel Zeit für all die Dinge, die wir nicht „müssen“ (also abseits von beruflichen Aufgaben, Haushalt, sonstigen großen und kleinen Verpflichtungen). Diese Dinge gehören dazu, aber wir können sie uns mit einem guten Zeitmanagement so einfach und entspannt wie möglich machen. Auch wenn sich Zeitmanagement erstmal nach starrer Struktur anhört, kann es uns sehr viel Freiheit schenken.
15. Und Was hat das alles mit deiner Arbeit als Mentorin und Dozentin zu tun?
Meine Erfahrungen, Erkenntnisse und Überzeugungen prägen natürlich auch meine Arbeit. Ich unterstütze Menschen dabei, ihr persönliches Aufgabenmanagement-System zu entwickeln, und zwar so, dass es zu ihrem Leben, ihren Bedürfnissen und ihren Rahmenbedingungen passt.
Gemeinsam schaffen wir mehr Überblick, Struktur und Flexibilität im Umgang mit Aufgaben, damit der Alltag leichter wird und mehr Raum für die Dinge bleibt, die wirklich wichtig sind. Dabei geht es nicht um starre Methoden oder perfekte Pläne, sondern um eine Organisation, die entlastet und sich dem Leben anpasst.
Mein Fazit
Wenn ich eines aus meinen eigenen Erfahrungen und der Arbeit mit anderen Menschen gelernt habe, dann ist es: Gutes Zeitmanagement muss sich unserem Leben anpassen - nicht umgekehrt.
Es darf Struktur geben, ohne uns einzuengen. Es darf uns dabei helfen, unsere Aufgaben zuverlässig zu erledigen, ohne dass wir ständig funktionieren müssen. Und es darf Raum lassen für Veränderungen, spontane Ideen und all die Dinge, die sich nicht planen lassen.
Für mich ist Zeitmanagement deshalb kein Werkzeug, um noch mehr aus jedem Tag herauszuholen. Es ist ein Weg, den Alltag bewusster zu gestalten, den Überblick zu behalten und sich Freiräume zu schaffen.
Denn am Ende geht es nicht darum, möglichst viel Zeitmanagement zu betreiben, sondern mehr Zeit für das Leben zu haben.
