Kreative Köpfe sprühen vor Ideen, doch im Alltag geht genau diese Freiheit oft in der schwindenden Zeit unter. Statt entspannt zu gestalten, häufen sich To-dos und Deadlines – und das gute Gefühl, wirklich im Flow zu sein, bleibt auf der Strecke. Nicht selten entsteht dabei der Eindruck, dass Zeitmanagement die Kreativität einschränkt.
Um das Gegenteil zu zeigen, biete ich unter anderem einen Zeitmanagement-Workshop extra für kreative Berufe an. Unter dem Titel „Produktiv kreativ: Selbstorganisation für Kreativschaffende“ erarbeiten wir in vier Stunden Strategien für den Umgang mit typischen Herausforderungen beim effizienten Umgang mit Zeit.
Ich möchte mit diesem Blogartikel sowohl einen Einblick in mein besonderes Angebot an Kreativschaffende geben, als auch kreativen Köpfen Ideen mitgeben, wie sie ihren Arbeitsalltag strukturieren und organisieren können, ohne ihre Freiheit aufzugeben.
Kreativität und Zeitmanagement - ein Widerspruch?
Der Arbeitsalltag kreativer Menschen hat oft keine regelmäßige Struktur und ist geprägt von spontanen Einfällen, zähen Ideen-Durststrecken, langweiligen Verwaltungsaufgaben, inspirierender Kommunikation mit Gleichgesinnten und kreativer Arbeit im Flow, in der alles andere in den Hintergrund rückt. Kreativität und Muse lassen sich nicht vorhersehen und planen - deshalb schrecken viele Kreativschaffende vor dem Thema „Zeitmanagement“ erstmal zurück. Sie wollen ihren großen Drang nach Freiheit und Flexibilität nicht für Struktur und Kontrolle aufgeben - aber müssen sie das überhaupt?
Im ersten Teil meiner Zeitmanagement-Workshops schauen wir uns erstmal an, was Zeitmanagement überhaupt bedeutet: Es geht darum, sich die verfügbare Zeit sinnvoll einzuteilen, um dann möglichst effizient Aufgaben zu erledigen und gesetzte Ziele zu erreichen. Wie das gemacht wird, ist sehr individuell - und deshalb auch für kreative Menschen möglich.
Kreativschaffende - vor allem als Solo-Selbstständige - stehen oft vor den folgenden Herausforderungen:
- Flow, Kreativität und Muse sind nicht planbar
- Keine festen Arbeitszeiten, Struktur für den Tag finden
- Mehrere Projekte parallel managen
- Priorisieren und Überblick behalten
- Prokrastination
Einige dieser Herausforderungen wurden auch von den Teilnehmenden genannt (Screenshot eines gemeinsamen Whiteboards im Workshop):
Ein Kommentar eines Teilnehmers aus meinem letzten Workshop bringt das nochmal gut auf den Punkt:
Kernproblem: ich habe keinen Arbeitsalltag im engeren Sinne (verschiedene Tätigkeiten/Arbeitsfelder) → der Zeitaufwand für einzelne Aufgaben ist nicht abzuschätzen → Gefühl der zeitlichen Orientierungslosigkeit.
Mir ist deshalb besonders wichtig, zwischen zwei elementaren Bestandteilen von Zeitmanagement zu unterscheiden: Auf der einen Seite brauchen wir die Planung (also die Theorie), um uns unsere Zeit gut einzuteilen. Auf der anderen Seite spielt die Umsetzung (also die Praxis) eine entscheidende Rolle, wie und wann wir unsere Aufgaben erledigen und damit unsere Ziele erreichen. Diese beiden bedingen sich gegenseitig und sind die inhaltlichen Schwerpunkte meines vierstündigen Workshops.
Vorausschauende Planung
Wir alle haben einen inneren Konflikt zwischen dem Bedürfnis nach Sicherheit und dem Bedürfnis nach Freiheit. Bei kreativen Menschen ist oft vor allem die Sehnsucht nach Freiheit, Flexibilität und Spontaneität besonders ausgeprägt. Trotzdem gilt auch für sie: Eine gewisse Planung und Struktur gibt Orientierung und Sicherheit - und damit auch wieder Freiheit. Weil wir alle so unterschiedlich ticken, ist es mir sehr wichtig, dass wir bei uns selbst anfangen: Was sind unsere Bedürfnisse und Vorlieben, unsere Rahmenbedingungen und Voraussetzungen?
Ein wichtiger Aspekt hierbei ist auch die verfügbare Arbeitszeit. Gerade wenn kreative Selbstständige keine festen Arbeitszeiten haben, überfordern sie sich schnell mit ihren Projekten. Sie müssen dann sehr viel arbeiten, um allen Auftraggeber:innen gerecht zu werden. Deshalb lasse ich die Workshop-Teilnehmer:innen zuerst ermitteln, wie viele Stunden Arbeitszeit ihnen pro Woche überhaupt zur Verfügung stehen - und welchen Anteil davon sie eigentlich für Projektarbeit übrig haben.
Langfristige Ziele im Blick behalten
Ein weiterer Aspekt von Planung ist, sich langfristige Ziele zu stecken. Wenn wir nicht wissen, wo wir hinwollen, wissen wir auch nicht, welchen Weg wir nehmen können und was der nächste Schritt ist. Gerade, wenn der Lebensunterhalt von der Arbeit an Projekten abhängt, sollten diese vorausschauend geplant sein.
Aus den langfristigen Zielen lassen sich dann kleinere, konkrete Projekte ableiten. Diese Zwischenziele oder Meilensteine sind in sich abgeschlossen und sind Voraussetzungen für das große Ziel. Indem das große Ziel in kleinere Ziele heruntergebrochen wird, wird es übersichtlicher und wirkt weniger überfordernd.
Zwischenziele geben Orientierung
Als letzter Schritt gehört zu einer guten Planung auch, die Zwischenziele und ihre zugehörigen Aufgaben zumindest grob zu terminieren. Viele kleine Deadlines helfen dabei, am Ball zu bleiben, statt monatelang nur die große Deadline, also z.B. den finalen Abgabetermin eines Projekts, auf dem Schirm zu haben. Selbst gesetzte Fristen und Deadlines in kürzeren Abständen erhöhen das Gefühl von Dringlichkeit und sorgen dafür, dass wir dauerhaft am Ball bleiben. Außerdem lässt sich der Zeitaufwand von großen Projekten oder Vorhaben so besser abschätzen.
Etwas komplizierter wird es natürlich, wenn mehrere Projekte parallel bearbeitet werden müssen. Doch auch dafür gibt es gute Strategien, um jederzeit den Überblick zu haben. Wenn sofort sichtbar wird, wenn Verzögerungen des einen Projekts auch ein anderes Projekt beeinflussen, lassen sich durch frühzeitiges Umplanen zeitliche Engpässe vermeiden.
Alternativen zu klassischen Methoden finden
Um dem spontanen, intuitiven und kreativen Denken meiner Workshop-Teilnehmer:innen gerecht zu werden, zeige ich ihnen visuelle Methoden zur Planung. Damit können sie sich schon bei der Planung kreativ ausleben. Ebenso führe ich vor, wie sie mit einem eher spielerischen Ansatz an ihre Planung herangehen können, anstatt von sich zu erwarten, alles sofort perfekt und final zu planen. Am Ende des ersten Workshopteils sind sich die Teilnehmenden einig, dass spielerische Ansätze für sie der Game-Changer sein könnten - und dass Struktur „leider“ notwendig ist, um den Überblick zu behalten.
Fokussierte Umsetzung
Ein guter Plan allein bringt uns nicht ans Ziel - wir müssen uns auch an das halten, was wir uns vorgenommen haben. Für kreative, spontane und intuitive Menschen kann das ganz schön herausfordernd sein! Im Workshop stelle ich deshalb Methoden vor, die sowohl eine gewisse Struktur vorgeben, als auch Spielraum für spontane Entscheidungen lassen.
Aufgaben clever managen
Der Arbeitsalltag ist oft geprägt von Terminen und To-dos. Im Workshop klammern wir das Thema „Termine“ (mit Kunden, Kolleg:innen, etc.) aus, da ihre Häufigkeit, Dauer und Wichtigkeit zu individuell und verschieden sind, um pauschale Empfehlungen zu geben. Dafür schauen wir uns genauer an, wie sich Aufgaben clever managen lassen.
Anstatt lineare To-do-Listen zu führen, in denen alle Aufgaben einfach nur untereinander stehen, empfehle ich vor allem Kreativschaffenden ein strukturiertes Aufgabenmanagement. Dabei bekommen alle Aufgaben Eigenschaften zugewiesen, wie zum Beispiel Fälligkeitsdatum, Priorität oder Projektzugehörigkeit. Anhand dieser Eigenschaften lassen sich die Aufgaben sortieren (beispielsweise nach Dringlichkeit) oder filtern (beispielsweise nur Aufgaben für Projekt X anzeigen). Auf diese Art lassen sich auch viele „klassische“ Zeitmanagement-Methoden wie die Eisenhower-Matrix oder die ALPEN-Methode praktisch und effizient einsetzen.
Die Herangehensweise des Aufgabenmanagements finden die meisten Workshop-Teilnehmenden sehr hilfreich. Ihnen gefällt daran vor allem, dass alle Aufgaben an einem Ort sind, und trotzdem die Ansicht gewechselt werden kann. Je nach Situation sind dann nur die aktuell relevanten Aufgaben sichtbar, anstelle eines unübersichtlichen und scheinbar unüberwindbaren Aufgabenbergs. Und ein weiterer Pluspunkt: Durch die Wahl der Eigenschaften kann das Aufgabenmanagement sehr individuell gestaltet werden - es ist also keine starre Vorlage, der alle folgen müssen.
Hindernisse umgehen
Trotz sorgfältiger Planung und einem guten Überblick über anstehende Aufgaben, werden uns manchmal Hindernisse in den Weg gestellt. Ablenkungen, Verzögerungen, unvorhergesehene Ereignisse - sie alle gehören zum Leben dazu und lassen sich nicht vollständig vermeiden.
Damit Hindernisse uns nicht ausbremsen, helfen Strategien, die wir schnell umsetzen können, falls die entsprechende Situation eintritt. Die Workshop-Teilnehmer:innen haben beispielsweise die folgenden Hindernisse gesammelt - und sich direkt Lösungsstrategien (➡) überlegt:
- Sich verzetteln ➡ Visuelle Reminder erstellen
- In kleinteiligen Aufträgen verlieren ➡ Priorisierung nach Aufwand, Nutzen, Nachhaltigkeit
- Interessenbasierter Fokus passt nicht zur Aufgabe ➡ Spielerischen Ansatz nutzen (Challenge, Belohnung, etc.)
- Krankheit/Angeschlagen sein ➡ Aufgaben mit weniger Tiefe, einfache bzw. administrative Aufgaben erledigen
- Störquellen/Ablenkungen ➡ Fokuszeiten einrichten, Benachrichtigungen aus, Geräte außer Reichweite
Nach etwa 5 Minuten haben die Teilnehmenden eine Liste mit über 25 Hindernissen zusammengestellt, die besonders in kreativen Berufen bzw. bei kreativen und intuitiven Menschen auftreten. Nach weiteren 10 Minuten haben sie durch Diskussion und Austausch untereinander zu allen Hindernissen geeignete Lösungsstrategien erarbeitet. Die ganze Liste wird allen Teilnehmer:innen im Anschluss zur Verfügung gestellt und kann jederzeit herangezogen werden, wenn es irgendwo hakt.
Fazit
Wenn wir wegen mangelhafter Planung unsere Ziele schon in der Theorie nicht erreichen können, wird es in der Praxis erst recht nicht klappen. Deshalb ist eine gute Vorbereitung und ein umfassender Überblick unverzichtbar. Und trotzdem: Egal, wie gut wir planen - das Leben kann immer dazwischen kommen. Vor allem in kreativen Berufen, wo Kreativität, Muse und Flow eine große Rolle spielen, lässt sich nicht alles bis ins letzte Detail planen. Trotzdem helfen Struktur und Überblick kreativen Köpfen dabei, auf unvorhergesehene Ereignisse angemessen zu reagieren und sie besser zu „verkraften“.
Die Teilnehmenden meines Workshops „Produktiv kreativ: Selbstorganisation für Kreativschaffende“ im März 2025 bei der THAK hielten am Ende unter anderem die folgenden Erkenntnisse fest:
Außerdem sagte eine Teilnehmerin:
Mir hat es sehr geholfen, Selbstorganisation nicht als Freiheitsberaubung, sondern als Mittel zur Freiheitsbeschaffung zu verstehen.
Das heißt: Auch kreative Menschen und Kreativschaffende können Methoden des Zeitmanagements für sich nutzen, um mehr Struktur und Überblick in ihren Alltag zu bekommen. Mit spielerischen Ansätzen, visuellen Methoden und genug Freiraum für spontane Einfälle lassen sich Projekte strukturiert planen und fokussiert umsetzen.
Weil ich noch mehr kreative Köpfe und Kreativschaffende dabei unterstützen möchte, biete ich diesen Workshop auch weiterhin als Dozentin an - alle Infos dazu finden sich hier.
