Bei den vielen To-dos, die täglich auf uns einprasseln, verlieren wir schnell den Überblick und verzetteln uns. Am Ende des Tages haben wir nichts so richtig erledigt, sind unzufrieden oder einfach nur frustriert. Falls du gerade auch beruflich und/oder privat viel zu tun hast, lerne, Prioritäten zu setzen. Anstatt zu versuchen, alle Tätigkeiten zu erledigen, die in Bezug auf Haushalt, Familie und Job anfallen, kannst du sie priorisieren und in eine sinnvolle Reihenfolge bringen.
Priorisierung ist der Schlüssel, um im trubeligen Alltag den Überblick zu behalten und nicht im Chaos zu versinken. In diesem Blogartikel findest du sieben Methoden, um Prioritäten zu setzen, die ich auch immer wieder anwende. Sie können dir dabei helfen, zu entscheiden, was wirklich wichtig ist und was delegiert oder gestrichen werden kann. Wenn du dich schon mit Zeitmanagement und Selbstorganisation beschäftigt hast, kennst du diese Methoden vermutlich schon - dann nimm dir hier den Impuls mit, sie auch wieder öfter anzuwenden.
Tipp: Denke beim Priorisieren auf verschiedenen Ebenen, von groß nach klein. Überlege zuerst, welche Bereiche deines Lebens dir wichtig sind, und welchen du eher aus Pflichtgefühl Aufmerksamkeit schenkst. Setze dann innerhalb eines Bereiches deine Prioritäten für die einzelnen Aufgaben mithilfe einer der folgenden Methoden.
1. Die Eisenhower-Methode
Um die Eisenhower-Methode anzuwenden, beginne damit, eine Liste aller anstehenden Aufgaben zu erstellen. Ordne dann jede Aufgabe einer der vier Kategorien zu:
- wichtig und dringend,
- wichtig, aber nicht dringend,
- dringend, aber nicht wichtig,
- weder wichtig noch dringend.
Priorisiere die Aufgaben, die wichtig und dringend sind, und beginne damit, sie sofort zu erledigen. Delegiere oder plane Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, für später ein. Streiche Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, aus deiner Liste, wenn möglich.
Falls du analog priorisieren möchtest, kannst du kannst dir auf einem Blatt Papier ein großes Quadrat aufmalen, dass du dann in vier Unterquadrate für die vier Kategorien zerteilst und dort deine Aufgaben sammelst. Eine andere Möglichkeit wäre, eine Tabelle anzulegen und eine Spalte pro Kategorie zu befüllen. Es gibt aber auch viele Apps und Online-Tools, die dir bei der Eisenhower-Methode helfen können.
2. Pareto-Prinzip (80/20-Regel)
Analysiere deine Aufgabenliste, um diejenigen zu identifizieren, die den größten Einfluss haben: Bestimme die 20% der Aufgaben, die 80% deiner Ergebnisse ausmachen. Konzentriere dich darauf, diese 20% zu priorisieren und effektiv zu bearbeiten. Überprüfe regelmäßig deine Liste, um sicherzustellen, dass du deine Zeit und Energie auf die Aufgaben richtest, die den größten Nutzen bringen.
Ein Beispiel aus dem Bereich Haushalt: Wohnung aufräumen und putzen. Vermutlich machen 20% der Bereiche in deinem Zuhause, wie beispielsweise die Küche und das Wohnzimmer, 80% der Unordnung oder des Bedarfs an Reinigung aus. Indem du diese Bereiche priorisierst und sie zuerst bearbeitest, erzielst du den größten Effekt in kürzester Zeit.
3. SMART-Ziele setzen
Die Abkürzung SMART steht hier für:
- S - Spezifisch (Specific): Ziele sollten klar und präzise formuliert sein, damit es keinen Raum für Missverständnisse gibt.
- M - Messbar (Measurable): Ziele sollten quantifizierbar sein, damit du deinen Fortschritt verfolgen und den Erfolg messen kannst.
- A - Erreichbar (Achievable): Ziele sollten realistisch und erreichbar sein, basierend auf deinen Fähigkeiten, Ressourcen und Umständen.
- R - Relevant (Relevant): Ziele sollten mit deinen langfristigen Zielen und persönlichen Werten übereinstimmen, um sicherzustellen, dass sie bedeutungsvoll sind und dich voranbringen.
- T - Zeitgebunden (Time-bound): Ziele sollten eine klare Frist haben, bis zu der sie erreicht werden sollen, um dir einen Rahmen zu geben und die Motivation aufrechtzuerhalten.
Wenn du dir übergeordnete Ziele nach diesen Kriterien setzt, kannst du leichter entscheiden, welche Aufgabe oder Aktivität dich diesen wirklich näher bringt und priorisiert werden sollte. Stelle sicher, dass deine Ziele realistisch sind und zu deinen langfristigen Wünschen passen. Überprüfe regelmäßig deine Fortschritte und passe deine Ziele bei Bedarf an, um sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bist.
4. ABC-Analyse
Beginne mit der Bewertung deiner Aufgaben, indem du jedem eine Priorität zuweist: A für sehr wichtig, B für wichtig und C für weniger wichtig. Gehe dann deine Liste der A-Aufgaben durch und entscheide, welche davon am dringendsten sind. Konzentriere dich darauf, diese A-Aufgaben zuerst zu erledigen. Arbeite dich dann zu den B- und C-Aufgaben vor, wobei du sicherstellst, dass die wichtigsten zuerst erledigt werden.
Diese Methode lässt sich gut mit anderen Methoden kombinieren, weil sie sehr einfach gehalten ist. Du kannst sie aber auch eigenständig nutzen, um eine übersichtliche, schnell umsetzbare Priorisierung vorzunehmen.
5. Rückwärtsplanung
Definiere klare langfristige Ziele, die du erreichen möchtest, und arbeite dann rückwärts, um zu bestimmen, welche Schritte du unternehmen musst, um diese Ziele zu erreichen. Breche die langfristigen Ziele in kleinere, erreichbare Meilensteine auf. Überlege, welche Aufgaben du erledigen musst, um die einzelnen Meilensteine zu erreichen. Plane deine Zeit und Ressourcen so, dass du kontinuierlich auf diese Meilensteine hinarbeiten kannst und dich nicht mit unwichtigen Aufgaben verzettelst. Du kannst dir die Meilensteine auch am Kühlschrank oder über deinem Schreibtisch aufhängen, um dich immer wieder daran zu erinnern, nicht vom Weg abzukommen. Überprüfe regelmäßig deine Fortschritte und passe deine Pläne bei Bedarf an.
Setze diesen Punkt gleich in der Praxis um! Plane deine Woche nicht nur anhand von Verpflichtungen, sondern berücksichtige auch persönliche Ziele und Träume.
Wie du das Konzept der idealen Woche dafür nutzen kannst, zeige ich dir in meiner 10-Schritte-Anleitung:
6. Wertebasierte Priorisierung
Reflektiere über deine persönlichen Werte und Überzeugungen, um zu bestimmen, welche Aufgaben dir am wichtigsten sind. Lass auch dein Bauchgefühl einfließen, was fühlt sich gut an, was motiviert dich und bringt dich voran? Überlege, wie jede Aufgabe mit deinen Werten und langfristigen Zielen in Einklang steht. Was willst du erreichen, wie willst du leben? Nutze deine Werte als Kompass, auch in den kleinen Entscheidungen des Alltags. Richte dich immer wieder neu danach aus und priorisiere Aufgaben, die deine Werte unterstützen und dich näher an deine Ziele bringen. Verbringe deine Zeit und Energie bewusst mit den Aktivitäten, die dir am meisten bedeuten.
7. Selbstreflexion
Nimm dir regelmäßig Zeit, um über deine Prioritäten und Ziele nachzudenken. Frage dich, ob die Aufgaben, an denen du arbeitest, wirklich zu deinen langfristigen Zielen passen. Nutze hierfür eventuell wieder eine der vorherigen Methoden, um eine gute Übersicht zu bekommen. Analysiere, wie du deine Zeit verbringst, und identifiziere Bereiche, in denen du effizienter werden könntest. Wo verschwendest du deine Zeit? Es geht nicht darum, alles nur noch effizient abzuarbeiten, sondern in den Bereichen besser zu werden, die dich sonst ausbremsen oder deren Aufgaben nicht vermeidbar sind. Sei ehrlich zu dir selbst und sei bereit, deine Prioritäten anzupassen, wenn sich deine Ziele oder Umstände ändern.
Meine Empfehlung
Es ist viel wichtiger, dass du überhaupt Prioritäten setzt, als dass du die perfekte Methode dafür verwendest. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, und bei jeder Methode gibt es Bereiche oder Aufgabentypen, für die sie besser oder schlechter geeignet ist. Ich möchte dir deshalb nicht die eine Methode empfehlen, sondern dich dazu ermutigen, auch Aufgaben zu streichen oder zu delegieren. Wenn du deinen Alltag wirklich entschleunigen willst, reicht es nicht, effizienter oder strukturierter Dinge zu erledigen. Wir alle haben nur 24 Stunden am Tag zur Verfügung, wenn du mehr Zeit für Erholung und Regeneration brauchst, bleibt weniger Zeit für Aufgaben aller Art. Du bist ein Mensch, keine Maschine - du kannst Aufgaben nicht beliebig schnell erledigen und auch nicht mit immer gleicher Energie.
Fun Fact: Für diesen Blogartikel musste ich ebenfalls Prioritäten setzen. Es gibt noch mehr als nur diese sieben Methoden, um Prioritäten zu setzen. Ich habe mich jedoch bewusst dazu entschieden, dich nicht mit Möglichkeiten zu überladen, sondern dir eine breite Auswahl zu geben, aus der du jetzt nach Bauchgefühl oder mit dem Verstand eine aussuchen kannst. Du hast also zwei Möglichkeiten: Du suchst bei einer Suchmaschine deiner Wahl nach weiteren Möglichkeiten, um Prioritäten zu setzen, bis du die eine, perfekte Methode für dich gefunden hast (könnte ja sein, dass es die gibt - falls du Angst hast, sie zu verpassen: Das nennt sich FOMO!). Oder du suchst dir hier eine geeignete Methode aus, wendest sie sofort an und hast bis heute Abend schon die wichtigsten Dinge erledigt 
Fazit
Die sieben hier vorgestellten Methoden bieten vielfältige Ansätze, um Prioritäten zu setzen und effektiv zu entscheiden, wie wir unsere Zeit und Energie am besten nutzen können. Bei jeder Methode geht es darum, die anstehenden Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, um Multitasking und Verzetteln zu vermeiden. Indem wir diese Methoden kombinieren oder diejenigen auswählen, die am besten zu unserem individuellen Lebensstil passen, können wir unsere Produktivität steigern, unseren Fokus schärfen und ein ausgewogeneres Leben führen. Das gilt vor allem dann, wenn wir auf einer höheren Ebene anfangen zu priorisieren, also zum Beispiel Zeit für Erholung und Pausen als wichtig einstufen.
Welche Methoden kanntest du schon und wendest du bereits an? Was war neu für dich?
