Zeitdiebe erkennen und eliminieren

Es gibt Tage, da haben wir gefühlt gar nichts geschafft, obwohl wir den ganzen Tag etwas getan haben. Es gibt Tage, da nehmen wir uns nicht viel vor, sind abends aber trotzdem nicht erholt, weil wir nicht richtig zur Ruhe gekommen sind. Der Grund für dieses diffuse Gefühl sind oft viele kleine Aktivitäten, die weder produktiv noch erholsam sind: sogenannte „Zeitdiebe“. Wenn du Zeitdiebe eliminieren kannst, hast du mehr Zeit für dich und deine Bedürfnisse, anstatt dich den ganzen Tag mit Kleinigkeiten beschäftigt zu halten.

In diesem Blogartikel erfährst du, wie du die Zeitdiebe identifizieren kannst, die dir im Alltag wertvolle Zeit stehlen und dafür sorgen, dass du dich ständig verzettelst. Außerdem geht es darum, wie du dich weniger beschäftigt hältst mit Dingen, die dich nicht voranbringen - mit denen du also weder deine Aufgaben effizient erledigst, noch wirklich entspannen und regenerieren kannst. Da uns Zeitdiebe daran hindern, in den sogenannten „Flow“ zu kommen, habe ich diesen Blogartikel auch bei der Blogparade von Katrin Hoos als Antwort auf die Frage „Was machst du, um mehr Flow-Erlebnisse zu haben?“ eingereicht.

Was sind Zeitdiebe?

Als Zeitdiebe werden Vorfälle oder Personen bezeichnet, die dich so beeinflussen, dass du eine Tätigkeit nicht ungestört ausführen kannst und unverhältnismäßig lange dafür brauchst. Es handelt sich um Aktivitäten oder Gewohnheiten, die unbewusst viel Zeit in Anspruch nehmen und wenig Nutzen bringen.

Andere Bezeichnungen sind Zeitfresser, Zeitverschwender oder Zeitvergeuder. Sie alle hindern uns daran, effizient zu arbeiten und unsere wertvolle Zeit den Tätigkeiten zu widmen, die wichtig oder dringend sind, uns beruflich oder privat voranbringen, oder uns einfach Spaß machen. Es geht beim Zeitmanagement nicht darum, nur noch produktiv zu sein und alle Einflüsse von außen auszublenden. Viel wichtiger ist es, Zeit bewusst zu nutzen - auch für Unterhaltung, Muße und Ablenkung.

Beispiele für Zeitdiebe

Wovon wir uns immer wieder ablenken oder unterbrechen lassen, ist sehr individuell. Die häufigsten Zeitdiebe, die vielen von uns täglich Zeit rauben, sind zum Beispiel:

• Social Media und endloses Scrollen: Stundenlanges Surfen auf Facebook, Instagram, TikTok und Co., ohne die Inhalte wirklich aufzunehmen.
• Prokrastination: Wichtige Aufgaben immer wieder aufschieben und dadurch Zeit verlieren.
• E-Mails und Messenger ständig überprüfen: Ständiges Überprüfen und Beantworten von unwichtigen E-Mails und Nachrichten.
• Multitasking: Versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, was die Effizienz und Qualität der Arbeit reduziert.
• Ungeplante Besuche und Anrufe: Unerwartete Unterbrechungen durch Freunde oder Kollegen.
• Übermäßiges Fernsehen und Streaming, berieseln lassen: Stundenlanges Binge-Watching von Serien und Filmen.
• Unordnung & fehlende Organisation: Zeitverlust durch das Suchen nach Gegenständen oder Dokumenten.
• Perfektionismus: Zu viel Zeit in Details investieren, die keinen großen Unterschied machen.
• Lange Entscheidungsprozesse: Zu viel Zeit damit verbringen, Entscheidungen zu treffen, anstatt schnell und effizient zu handeln.
• Unnötige Wege und Fahrten: Zeitverlust durch schlecht geplante Erledigungen oder unnötige Fahrten.
• Übermäßiger Konsum von Nachrichten: Ständiges Verfolgen von Nachrichten und Medienberichten.

Hast du ein paar deiner eigenen Zeitdiebe erkannt? Falls ja - das ist erstmal nicht schlimm, bitte nur beobachten, nicht gleich bewerten!

Bei der langen Liste an Zeitdieben möchte ich noch erwähnen, dass es nicht darum geht, dass wir nie mehr scrollen oder spontan Besuch bekommen dürfen. Wenn wir aber unseren Alltag entschleunigen und dafür entrümpeln wollen, müssen wir eben irgendwo anfangen, Zeit zu „sparen“, um mehr Ruhe zu haben. Und dafür eignen sich deine persönlichen Zeitdiebe besonders gut.

Warum ist es wichtig, Zeitdiebe zu eliminieren?

Zeitdiebe zu entlarven ist entscheidend, um unsere wertvolle Zeit sinnvoll zu nutzen. Im Alltag werden wir oft von kleinen Ablenkungen und unnötigen Aufgaben aufgehalten, die sich summieren und uns davon abhalten, unsere wichtigen Ziele zu erreichen oder uns wirklich zu entspannen. Durch die vielen Reize, die dabei auf uns einprasseln, fühlen wir uns häufig gestresst und können uns schlechter konzentrieren. Außerdem haben wir oft ein schlechtes Gewissen, was uns ebenfalls stresst.

Indem wir diese Zeitfresser erkennen, können wir gezielt dagegen vorgehen. Wenn wir unsere Zeit dann zielgerichteter nutzen, schaffen wir mehr Raum für das, was uns wirklich wichtig ist: persönliche Entwicklung, Erholung, Hobbys und Interessen. So werden wir nicht nur produktiver, sondern erhöhen auch unsere Lebensqualität. Dadurch sind wir weniger schnell gestresst und erschöpft, und insgesamt zufriedener.

Leitfaden: 5 Schritte, um weniger Zeit zu verschwenden

Nachdem wir Zeitdiebe in der Theorie definiert haben und erkannt haben, warum es so wichtig ist, sich um diese vermeintlich kleinen Störenfriede zu kümmern, geht es jetzt in die Praxis. In den folgenden fünf Abschnitten findest du Vorschläge, wie du dich im Alltag auf das Wesentliche konzentrieren kannst, ohne dich ständig zu verzetteln.

1. Prioritäten setzen

Als Erstes solltest du dir klarmachen, was dir momentan in deinem Leben wirklich wichtig ist. Nur dann kannst du den Fokus auf das Wesentliche richten und entscheiden, welche Aktivitäten dich deinen Zielen eigentlich gar nicht näher bringen. Das können große Ziele sein, wie berufliche Meilensteine oder sportliche Erfolge, aber auch kleinere, „weiche“ Ziele, wie beispielsweise mehr Zeit für die Familie zu haben oder abends noch genug Energie für Sport mobilisieren zu können, den Haushalt zu wuppen oder dich gesünder zu ernähren.

Überlege dir kurz, was deine wichtigsten Aufgaben und Ziele im Alltag sind, und warum du sie erreichen möchtest. Es geht nicht darum, sich überambitioniert in neue Projekte zu stürzen und sich zu viel auf einmal vorzunehmen, sich in Selbstoptimierung zu verlieren oder nach immer größeren Zielen zu streben. Es reicht völlig aus, alles beim Alten zu lassen, sich aber bewusst für die aktuelle Situation und die aktuellen Ziele zu entscheiden.

Was möchtest du am Ende des Tages erreichen? Wonach strebst du in den nächsten Wochen und Monaten?

2. Zeitdiebe erkennen

Nimm dann die Liste an Beispielen von oben oder analysiere deinen eigenen Alltag, um zu erkennen, wo deine Zeit „verloren“ geht, also welche Handlungen aus deinem Alltag eigentlich Zeitdiebe sind. Dafür solltest du dich selbst genau und ehrlich beobachten - folgende Fragen können dir dabei helfen:

• Womit verzettele ich mich manchmal lange?
• Was mache ich, obwohl ich weiß, dass es mir nicht guttut?
• Bei welchen Tätigkeiten habe ich hinterher oft das Gefühl, aufholen zu müssen, oder ein schlechtes Gewissen?
• Wobei verliere ich täglich die meiste Zeit?
• Welche Gewohnheiten rauben mir Energie und Zeit?
• Wovon wünsche ich mir im Alltag weniger, was würde ich gerne bleiben lassen?
• Womit lenke ich mich ab, wenn es anstrengend oder langweilig wird?

Um deinen persönlichen Zeitdieben auf die Schliche zu kommen, kannst du auch für 3-5 Tage ein Protokoll führen, indem du minutengenau notierst, womit du dich beschäftigst. Auch wenn es aufwendig klingt, kann es sich lohnen, um ein gutes Bild über deine Gewohnheiten zu bekommen.

Wenn du ein paar Zeitdiebe identifiziert hast, kannst du mit dem nächsten Schritt weitermachen.

3. Zeitlimits und Grenzen festlegen

Nicht alle Zeitdiebe lassen sich komplett eliminieren, oft ist das auch gar nicht notwendig. Wie oben bereits erwähnt: Es geht nicht darum, gar nicht mehr zu scrollen oder spontan Besuch zu bekommen! Im ersten Schritt kann es schon reichen, Zeitlimits zu setzen und Grenzen festzulegen - innerhalb dieser können die sogenannten Zeitdiebe dann oft keinen allzu großen Schaden anrichten.

An dieser Stelle macht es Sinn, eine weitere Unterscheidung vorzunehmen: Es gibt Aktivitäten, die eigentlich ineffizient sind oder uns nicht zu unseren Zielen führen, nach denen wir aber nahtlos wieder zu unseren „sinnvollen“ Aktivitäten übergehen können. Es gibt aber auch Zeitfresser, die uns noch länger beschäftigen und uns auch über die eigentliche Aktivität hinaus noch ablenken und dadurch noch mehr Zeit kosten.

Diese Zeitfresser kannst du besser kontrollieren, indem du dir klare Zeitlimits setzt, z.B. für die Nutzung von Social Media oder Bildschirmen im Allgemeinen. Dazu kannst du Apps nutzen, die nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne gewisse Anwendungen auf dem Smartphone einfach sperren, oder du stellst dir einen Timer. Dieses Vorgehen macht aber ehrlich gesagt keinen Spaß und funktioniert daher nur, wenn du dich selbst nicht immer wieder austrickst und die Limits verlängerst.

Um deine Konzentration zu erhöhen, kannst du neben digitalen auch physische, soziale oder zeitliche Grenzen setzen:

• Kommuniziere mit deinen Mitmenschen, wann du besucht oder angerufen werden magst.
• Definiere Zeitblöcke, in denen du bestimmte Aufgaben erledigst, ohne dich ablenken zu lassen.
• Lerne, „Nein“ zu sagen.
• Schaffe eine gesunde Work-Life-Balance, indem du klare Trennlinien zwischen Arbeit und Freizeit ziehst und dir Zeit für Bewegung, Entspannung und Erholung gönnst.
• Setze dir zum Ziel, bestimmte Tätigkeiten nur in bestimmten Intervallen auszuführen, statt dich täglich damit zu beschäftigen.
• Schalte Benachrichtigungen (zumindest für einen bestimmten Zeitraum) aus.
• Nutze den Flugmodus deiner Geräte, falls du am Laptop oder Smartphone arbeitest.

4. Aufgaben sammeln, delegieren und automatisieren

Neben den eigentlich überflüssigen „Zeitfressern“ aus dem vorigen Schritt gibt es auch Aktivitäten, die wichtig sind, und trotzdem unverhältnismäßig viel Zeit beanspruchen. Das können vor allem häufig wiederkehrende Aufgaben oder sehr einfache Tätigkeiten sein. Oft benötigen wir dafür eine gewisse Vorbereitungszeit, die jedes Mal anfällt, wenn wir uns der Aufgabe widmen: Rechnungszahlungen, Haushaltsaufgaben, Planung.

Bei Aufgaben und Aktivitäten dieser Art lohnt es sich, zu überprüfen, ob sie gesammelt, delegiert oder automatisiert werden können. Am einfachsten lässt sich das Prinzip „sammeln“ umsetzen, vielleicht kennst du es auch unter dem englischen Begriff „batching“. Ein paar Beispiele dazu:

• Anstatt dreimal die Woche zu überlegen, was du einkaufen sollst, erstellst du einmal pro Woche einen Speiseplan, schreibst eine Einkaufsliste und gehst einmal einkaufen - sparst dir also zweimal den Weg zum Supermarkt und zurück.
• Anstatt jede Rechnung einzeln und sofort zu bezahlen, sammelst du Rechnungen und bearbeitest sie alle zwei Wochen gesammelt hintereinander weg.
• Anstatt jeden Tag ein anderes Zimmer zu putzen, nimmst du dir eine Stunde am Stück Zeit und erledigst alles ein- bis zweimal pro Woche (je nach Bedarf).

Alle Aktivitäten, mit denen du dich mehrmals pro Woche oder pro Monat beschäftigst, kannst du versuchen, zu Zeitblöcken zusammenzufassen und am Stück abzuarbeiten.

5. Neue Gewohnheiten schaffen

Nachdem du in den letzten beiden Schritten schon einen Teil deiner Zeit zurückgewonnen hast, geht es den letzten Zeitdieben jetzt an den Kragen: Manche Gewohnheiten dürfen einfach gehen!

Um diesen Schritt zu erleichtern, kannst du dir überlegen, was die Ursache dieser Zeitdiebe ist - ist es Langeweile oder Überforderung? Wieso greifst du „nur kurz“ zum Smartphone, warum willst du immer auf dem neusten Stand sein, weshalb tust du dir bei manchen Entscheidungen so schwer?

Nimm dir wirklich die Zeit, um zu den Ursachen vorzudringen - nur dann kannst du nachhaltig etwas verändern! Wenn du deine ineffizienten Gewohnheiten hinterfragt hast, kannst du Wege finden, sie zu ersetzen. Folgende Aspekte können dich dabei unterstützen:

• Achtsamkeit: Mit Achtsamkeitsübungen kannst du deine Gedanken immer wieder ins Hier und Jetzt zurückholen und dich auf den Moment konzentrieren.
• Selbstfürsorge: Wenn du deine eigenen Bedürfnisse kennst und erfüllst, neigst du weniger dazu, dich abzulenken und berieseln zu lassen.
• Minimalismus: Sowohl auf materieller als auch auf geistiger Ebene tut uns eine gewisse Leere, Luft und Leichtigkeit gut, um den Fokus aufs Wesentliche zu wahren.

Fazit

Ein Zeitdieb ist eine vermeidbare Aktivität, die uns im Alltag wertvolle Zeit stiehlt und unsere Zeitplanung ganz schön durcheinander bringen kann. Deshalb sollten wir versuchen, diese Aktivitäten zu minimieren und unsere kostbare Zeit für die Dinge einzusetzen, die uns wirklich wichtig sind.

Indem wir Prioritäten setzen, Zeitdiebe entlarven, Zeitlimits festlegen, Aufgaben sammeln und neue Gewohnheiten schaffen, können wir einen Großteil der Zeitfresser eliminieren. Dadurch schaffen wir uns mehr Freiräume und Zeit für unsere Bedürfnisse, Interessen und Hobbys. Es geht nicht darum, jede Minute produktiv zu sein, sondern auch Zeit für Muße und Nichtstun zu haben. Aktivitäten, die weder unserer Produktivität, noch unserer Selbstfürsorge dienen, dürfen kritisch hinterfragt werden.

Zeitmanagement ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess. Beginne mit kleinen Schritten und beobachte, wie sich dein Alltag positiv verändert.